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POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES 1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES PRODUCTOS NATURALES DE LA SABANA S.A.S., -en adelante ALQUERÍAsociedad legalmente constituida, identificada con N.I.T. No.860004922-4, con domicilio principal en (Cajicá Cundinamarca) y sus filiales y subsidiarias que se encuentran bajo situación de control descritas en el Certificado de existencia y Representación y que se describen a continuación: - PNS DE COLOMBIA S.A N.I.T. 901.095.420-6 - CPNS S.A.S. N.I.T. 900.947.538-8 - DASA DE COLOMBIA S.A.S. N.I.T. 900.136.519-1 - PRECO AGROPECUARIA S.A.S. N.I.T. 900.557.645-6 - UDS FINCAS S.A.S. N.I.T. 900.556.853-7 - ENVASES PLASTICOS DE LA N.I.T. 900.368.076-4 SABANA S.A.S. a. área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos Alquería, sus filiales y subsidiarias descritas en el punto uno (1) han dispuesto los siguientes canales de atención para atender las peticiones, quejas y reclamos de los Titulares; ante quienes podrá ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir los datos y revocar las autorizaciones. - Dirección del responsable: Kilometro 5 vía Cajicá-Tabio, Colombia. - Correo corporativo: notificaciones@alqueria.com.co - Teléfono: 3112361452- 3112361453. Línea gratuita de atención Nacional: 018000110000. Horario de atención 7:00- 17:00 de lunes a sábado. Festivos de 07:00 - 15:00. - Página web: https://www.alqueria.com.co 2. OBJETIVO Establecer los criterios para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de los datos personales tratados por ALQUERÍA, sus filiales y subsidiarias descritas en el punto uno (1). 3. ALCANCE Esta política aplica para toda la información personal registrada en las bases de datos de ALQUERÍA, sus filiales y subsidiarias descritas en el punto uno (1), quienes actúan en calidad de responsables del tratamiento de los datos personales. 4. TRATAMIENTO Y FINALIDAD DE LOS DATOS PERSONALES ALQUERÍA, sus filiales y subsidiarias descritas en el punto uno (1), realizaran el siguiente tratamiento con la información sobre datos personales; Recolectar, almacenar, usar, circular o suprimir la información sobre datos personales, con las finalidades descritas en el ANEXO N.1 y las siguientes; (I) efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo del objeto social de la compañía en lo que tiene que ver con la relación contractual establecida con el Titular de la información. (II) Realizar invitaciones a eventos y ofrecer nuevos productos y servicios. (III) Gestionar trámites (solicitudes, quejas, reclamos). (IV) Efectuar encuestas de satisfacción respecto de los bienes y servicios ofrecidos. (V) Suministrar información de contacto a la fuerza comercial y/o red de distribución, telemercadeo, investigación de mercados y cualquier tercero con el cual ALQUERÍA y sus filiales tenga un vínculo contractual para el desarrollo de actividades de ese tipo (investigación de mercados y telemercadeo, etc) para la ejecución de las mismas. (VI) Contactar al Titular a través de medios telefónicos para realizar encuestas, estudios y/o confirmación de datos personales necesarios para la ejecución de una relación contractual. (VII) Contactar al Titular a través de medios electrónicos – SMS o chat para el envío de noticias relacionadas con campañas de fidelización o mejora de servicio. (VIII) Contactar al Titular a través de correo electrónico para el envío de extractos, estados de cuenta o facturas en relación con las obligaciones derivadas del contrato celebrado entre las partes. (IX) Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas por ALQUERÍA y sus filiales, con el Titular de la Información, con relación al pago de salarios, prestaciones sociales y demás retribuciones consagradas en el contrato de trabajo o según lo disponga la ley. (X) Ofrecer programas de bienestar corporativo y planificar actividades empresariales, para el titular y sus beneficiarios (hijos, cónyuge, compañero permanente). (XI) Prestar los servicios ofrecidos por ALQUERÍA y sus filiales y aceptados en el contrato suscrito u otro documento legal suscrito entre las partes. (XII) Suministrar la información a terceros con los cuales ALQUERÍA y sus filiales tenga relación contractual y que sea necesario entregársela para el cumplimiento del objeto contratado. (XIII) Presentar información y/o informes cuando sea requerido por alguna entidad estatal u orden judicial, o tercero debidamente autorizado. (XIV) Acceder, consultar, comparar y evaluar toda la información de los titulares de los datos personales con la base de datos de centrales de riesgo crediticio, financiero, de antecedentes judiciales o de empresas de seguridad. (XV) Realizar informes estadísticos relacionados directa o indirectamente con los datos de sus clientes, proveedores, o colaboradores. (XVI) Desarrollar el proceso de selección, evaluación, y vinculación laboral. (XVII) Las finalidades indicadas en la autorización otorgada por el titular del dato o descritos en el aviso de privacidad respectivo, según sea el caso. PARÁGRAFO: Si un dato personal es proporcionado, dicha información será utilizada sólo para los propósitos aquí señalados, y, por tanto, Alquería no procederá a vender, licenciar, transmitir o divulgar la misma, salvo que: (I) exista autorización expresa para hacerlo; (II) sea necesario para permitir a los contratistas o agentes prestar los servicios encomendados; (III) sea necesario con el fin de proveer nuestros servicios y/o productos; (IV) que sea requerido o permitido por la ley. 5. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES ALQUERÍA, sus filiales y subsidiarias no almacenará ni tratará los Datos Sensibles de los Titulares salvo: a) Que el titular haya dado autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización; b) El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial; c) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares. En caso de que se tramite información de carácter sensible, el Titular de la información tendrá la opción de elegir si suministra o no esta información. 6. DERECHOS DEL TÍTULAR DE LA INFORMACIÓN. Como titular de sus datos personales usted tiene los siguientes derechos, además de los consagrados en otras disposiciones jurídicas aplicables: (i) Acceder en forma gratuita a los datos proporcionados que hayan sido objeto de tratamiento. (ii) Conocer, actualizar y rectificar su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o a aquellos cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado. (iii) Solicitar prueba de la autorización otorgada. (iv) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente. (v) (Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlos. (vi) Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles. Tendrá carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas y niños y adolescentes. 7. PROCEDIMIENTO PARA QUE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN PUEDAN EJERCER LOS DERECHOS A CONOCER, ACTUALIZAR, RECTIFICAR Y SUPRIMIR INFORMACIÓN Y REVOCAR LA AUTORIZACIÓN. El Titular, o sus causahabientes, que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan un presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley, podrán presentar una petición, consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento, por medio de los canales de Atención establecidos en esta Política. En cumplimiento de las normas sobre protección de datos personales ALQUERÍA, sus filiales y subsidiarias presenta el procedimiento y requisitos mínimos para el ejercicio de sus derechos: 1. Para la radicación de peticiones, consultas o reclamos ante el Responsable del Tratamiento solicitamos suministrar la siguiente información: • Nombre completo y apellidos del Titular • Datos de contacto • Medios para recibir respuesta a su solicitud • Motivos que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información) • Firma (si aplica y número de identificación) • Los documentos que quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. 2. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. 3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Una vez cumplidos los términos señalados por la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, el Titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación supresión y revocación, podrá poner su caso en conocimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio –Delegatura para la Protección de Datos Personales. 8. FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN Y PERÍODO DE VIGENCIA DE LA BASE DE DATOS. La presente política rige a partir de su expedición. Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta política. Una vez se cumpla(n) esa(s) finalidad(es) y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar su información, sus datos serán eliminados de nuestras bases de datos. ANEXO 1. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS Acceso a subsidios Actividades asociativas, culturales, recreativas, deportivas y sociales – Asistencia social Actividades Asociativas, culturales, recreativas, deportivas y sociales – Gestión de actividades culturales Actividades asociativas, culturales, recreativas, deportivas y sociales – Gestión de asociados o miembros de partidos políticos, sindicatos, iglesias, confesiones o comunidades religiosas y asociaciones, fundaciones y otras entidades sin ánimo de lucro Actividades asociativas, culturales, recreativas, deportivas y sociales – Gestión de clubes o asociaciones deportivas, culturales, profesionales y similares. Actividades asociativas, culturales, recreativas, deportivas y sociales – Gestión de organizaciones no gubernamentales. Capacitación Comercialización de datos. Educación Educación y cultura – Becas y ayudas a estudiantes Educación y cultura – Deportes Educación y cultura – Educación especial Educación y cultura – Encuestas sociológicas y de opinión Educación y cultura – Enseñanza Informal Educación y cultura – Enseñanza Media Educación y cultura – Enseñanza no formal Educación y cultura – Enseñanza pre-escolar y primaria Educación y cultura – Enseñanza secundaria Educación y cultura – Enseñanza técnica o tecnológica formal Educación y cultura – Enseñanza universitaria o superior Educación y cultura – Otras enseñanzas o eventos Educación y cultura – Protección del patrimonio histórico artístico Ejercicio de un derecho Empleado Finalidades varias – Atención al ciudadano/ cliente (Gestión PQR) Finalidades varias – Concesión y gestión de permisos, licencias y autorizaciones Finalidades varias – Fidelización de clientes Finalidades varias – Fines históricos, científicos o estadísticos Finalidades varias – Gestión de estadísticas internas Finalidades varias – Gestión de sanciones Finalidades varias – Prestación de servicios de certificación Finalidades varias – Procedimientos administrativos Finalidades varias – Prestación de servicios de certificación Finalidades varias – Procedimientos administrativos Finalidades varias – Publicaciones Finalidades varias – Registro de entrada y salida de documentos Finalidades varias – Transporte de pasajeros – Reservas y emisión de tiquetes de transporte Finalidades varias – Transporte de mercancía a nivel nacional Finalidades varias – Fidelización de propietarios de vehículos Financiera Formación Gestión contable, fiscal y administrativa – Administración de edificios Gestión contable, fiscal y administrativa – Consultorías, auditorias, asesorías y servicios relacionados Gestión contable, fiscal y administrativa – Control de inventarios Gestión contable, fiscal y administrativa – Gestión administrativa Gestión contable, fiscal y administrativa – Gestión de clientes Gestión contable, fiscal y administrativa – Gestión de cobros y pagos Gestión contable, fiscal y administrativa – Gestión de facturación Gestión contable, fiscal y administrativa – Gestión de proveedores Gestión contable, fiscal y administrativa – Gestión económica y contable Gestión contable, fiscal y administrativa – Gestión fiscal Gestión contable, fiscal y administrativa – Histórico de relaciones comerciales Hacienda pública y gestión económico-financiera – Gestión de catastros inmobiliarios Hacienda pública y gestión económico-financiera – Gestión de deuda pública y tesorería Hacienda pública y gestión económico-financiera – Gestión tributaria y de recaudación Hacienda pública y gestión económico-financiera – Regulación de mercados financieros Hacienda pública y gestión económico-financiera – Relaciones comerciales con el exterior Justicia – Prestación Social Justicia – Procedimientos judiciales Justicia – Registros notariales Marketing Población vulnerable Prestación de Servicios – Prestación de servicios de comunicaciones Prestación de Servicios – Prestación de servicios públicos Publicidad y prospección comercial – Análisis de perfiles Publicidad y prospección comercial – Encuestas de opinión Publicidad y prospección comercial – Prospección comercial Publicidad y prospección comercial – Publicidad propia Publicidad y prospección comercial – Segmentación de mercados Publicidad y prospección comercial – Sistemas de ayuda a la toma de decisiones Publicidad y prospección comercial – Venta a distancia Recursos humanos – Acción social a favor de funcionarios públicos Recursos humanos – Control de horario Recursos humanos – Control de patrimonio de funcionarios públicos Recursos humanos – Formación de personal Recursos humanos – Gestión de nómina Recursos humanos – Gestión de personal Recursos humanos – Gestión de trabajo temporal Recursos humanos – Prestaciones sociales Recursos humanos – Prevención de riesgos laborales Recursos humanos – Promoción y gestión de empleo Recursos humanos – Promoción y selección de personal Salud Sanidad – Gestión Sisbén Sanidad – Gestión y control sanitario Sanidad – Investigación epidemiológica y actividades análogas Seguridad – Investigaciones privadas a personas Seguridad – Seguridad Seguridad – Seguridad y control de acceso a edificios Seguridad pública y defensa – Actuaciones de fuerzas y cuerpos de seguridad con fines administrativos Seguridad pública y defensa – Actuaciones de fuerzas y cuerpos de seguridad con fines policiales Seguridad pública y defensa – Protección civil Seguridad pública y defensa – Protección vial Seguridad pública y defensa – Solicitudes de visado/ residencia Seguridad pública y defensa – Trámites de servicio militar Servicio de telecomunicaciones – Comercio electrónico Servicio de telecomunicaciones – Guías/catálogos de servicios de telecomunicaciones Servicio de telecomunicaciones – Medidas de control de hurto de celulares Servicios de salud – Historial clínico Servicios de salud – Programas de promoción y prevención Servicios de salud – Registro de citas médicas u odontológicas Servicios de salud – Registro de donantes Servicios de salud – Registro de imágenes y exámenes diagnósticos Servicios de salud – Salud mental Servicios de salud – Salud sexual y reproductiva Servicio económico-financieros y seguros – Cuenta de crédito Servicio económico-financieros y seguros – Cuenta de depósito Servicio económico-financieros y seguros – Cumplimiento/ incumplimiento de obligaciones financieras Servicio económico-financieros y seguros – Gestión de fondos de pensiones Servicio económico-financieros y seguros – Gestión de patrimonios Servicio económico-financieros y seguros – Gestión de tarjetas de crédito y similares Servicio económico-financieros y seguros – Prestación de servicios de solvencia patrimonial y crédito. Servicio económico-financieros y seguros – Registro de acciones y obligaciones Servicio económico-financieros y seguros – Seguros de vida y salud Servicio económico-financieros y seguros – Seguros generales Trabajo y bienestar social – Acción a favor de inmigrantes Trabajo y bienestar social – Ayudas para acceso a la vivienda Trabajo y bienestar social – Formación profesional ocupacional Trabajo y bienestar social – Inspección y control de seguridad y protección social Trabajo y bienestar social – Pensiones, subsidios y otras prestaciones económicas Trabajo y bienestar social – Prestaciones a desempleados Trabajo y bienestar social – Prestaciones de asistencia social Trabajo y bienestar social – Prestaciones de garantía salarial Trabajo y bienestar social – Promoción social a la juventud Trabajo y bienestar social – promoción social a la mujer Trabajo y bienestar social – Protección del menor Trabajo y bienestar social – Relaciones laborales y condiciones de trabajo Trabajo y bienestar social – Servicios a favor de toxicómanos Trabajo y bienestar social – Servicios sociales a la tercera edad Trabajo y bienestar social – Declaración y pago de aportes de seguridad social Trabajo y bienestar social – Servicios sociales a personas en situación de discapacidad Finalidades varias – Campañas de actualización de datos e información de cambios en el tratamiento de datos personales Finalidades varias – Custodia y gestión de información y base de datos Finalidades varias – Registro de acreditación profesional Gestión contable, fiscal y administrativa – Atención y seguimiento de requerimientos de autoridad judicial o administrativa Gestión contable, fiscal y administrativa – Verificación de datos y referencias Gestión contable, fiscal y administrativa – Verificación de requisitos jurídicos, técnicos y/o financieros Gestión contable, fiscal y administrativa – Verificación de riesgo de salud. Gestión Técnica y Administrativa – Administración de sistemas de información Gestión Técnica y Administrativa – Administración de sistemas de información, gestión de claves, administración de usuarios, etc. Gestión Técnica y Administrativa – Desarrollo Operativo Gestión Técnica y Administrativa – Envío de comunicaciones Publicad y prospección comercial – Ofrecimiento productos y servicios Servicios económico-financiero y seguros – actividades encaminadas a la gestión integral del seguro contratado Servicios económico-financiero y seguros – actividades encaminadas a la verificación de requisitos del seguro contratados (Diferente a lo relaciona con estados de salud a las personas) Servicios económico-financiero y seguros – Trámite de pago, reembolso, cancelación y/o renovación de seguros Finalidades varias – Remisión de información a los titulares, relacionada con el objeto social de la organización Servicios económico-financieros y seguros – Servicios en soporte técnico a la industria aseguradora Servicios de salud – Gestión de órdenes médicas y medicamentos Servicios de salud – gestión autorizaciones servicios de salud.